Event Planning

Tips Manajemen Event Organizer Dari Planning Hingga Finishing

Event planning kesempatan untuk mengelola acara tidak datang dua kali.

Mungkin ini menjadi pertama kalinya keterampilan managerial Anda diuji.

Harapan yang tinggi, antusiasme yang sangat besar, tim yang bersemangat, dan penuh dengan tanggung jawab menjadi gambaran sebuah Event Organizer.

Tertarik untuk memberikan yang terbaik, Anda akan mulai merencanakan dan berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan, sponsor, speaker dan anggota tim.

Ini menjadi pengalaman yang menyenangkan sampai tepar di hari terakhir.

Anda mungkin telah berusaha keras, tapi entah bagaimana teap gagal mencapai hasil yang diinginkan. Jadi jika Anda adalah salah satu dari kami, simak tips manajemen planner berikut :

Tips 1 – Rencana dan mengkoordinasikan

Event planning menjadi dasar untuk acara sukses. Anda perlu mempertimbangkan apa, siapa, mengapa, di mana dan kapan acaranya.

Sementara melakukan perencanaan, tetapkan harapan yang realistis dengan memulai hal berikut :

1. Membuat tim yang baik dengan anggota yang berbeda keterampilan untuk membuat agenda dan mempersiapkan jadwal

2. Memahami harapan klien Anda dan mengidentifikasi target audiens

3. Menganalisis biaya dan mempersiapkan anggaran

4. Siapkan undangan dan daftar ke program di acara

5. Siapkan deadline untuk setiap kegiatan

6, Berkolaborasi secara konsisten untuk memastikan semua tindakan tepat waktu

Tips 2 Mulai tindakan

Ini adalah saat Anda harus membagi antusiasme ke banyak ide. Ini adalah tahap kritis dari suatu event planning yaitu mengkonfirmasi hal penting seperti tanggal, tempat dan pembicara.

1. Mendapatkan persetujuan anggaran
2. Mulai kampanye sosial media di situs seperti Twitter, Facebook, dll
3. Memasarkan acara dengan menginformasikan media, menyiapkan brosur, mengirim mail, dll
4. Dekatkan peserta Anda yang terlibat dalam acara tersebut (dengan posting update acara di media sosial)
5. Berkolaborasi dengan tim untuk memastikan bahwa rencana berada di jalurnya
6. Pengaturan rencana perjalanan dan transportasi
7. Carilah izin khusus dari badan pemerintahan lokal

Tips 3 Tetap aktif 24-36 jam sebelum acara

Jika Anda menggunakan waktu ini secara efektif, acara Anda akan sukses.

Mengukur pelaksanaan rencana Anda, berkolaborasi dengan semua pemangku kepentingan, sponsor, pembicara tamu dan anggota tim Anda.

Dapatkan persetujuan akhir dari vendor katering, kembang api, dekorasi, dll Sebelum 24-36 jam,

1. Buat daftar tamu yang menanggapi event Anda

2. Buatlah daftar aksesoris meja seperti pena, notepad, brosur, botol air, dll

3. Pastikan semua kegiatan yang berjalan pada waktu termasuk transportasi

4. Ingatkan orang –orang VIP tentang acara tersebut, dan miliki relawan untuk membimbing mereka ke acara

5. Mengkonfirmasi pengaturan tempat seperti lampu, dekorasi, relawan, keamanan, dll

6. Mempersiapkan rencana menit- menit akhir untuk acara

Tips 4 Bagaimana mengelola di hari-hari terakhir?

Setelah semua kerja keras Anda akan cemas menunggu acara untuk dimulai.

Ini adalah waktu untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang ada sesuai seperti yang direncanakan.

Jangan berasumsi, kendalikan semua hal. Pada hari acara Anda harus:

1. Tiba di lokasi acara dengan relawan dan anggota tim jam sebelum waktu acara
2. Periksa apakah semua peralatan elektronik bekerja dengan benar (mikrofon, lampu, speaker, dll)
3. Mengalokasikan ruang untuk sponsor dan menempatkan banner mereka
4. Pastikan bahwa host / anchor memiliki rincian VIP untuk menghindari kesalahan apapun
5. Menyewa seorang fotografer khusus untuk menangkap momen spesial, spanduk sponsor dan orang-orang penting
6. Konfirmasi stok makanan, air, bunga, dll

Tips 5 Belajar dari acara tersebut

Setelah acara selesai, Anda menerima penghargaan untuk usaha Anda, tetapi Anda akan ada banyak ruang untuk perbaikan.

Jadi setelah acara, Anda harus mengumpulkan informasi dari para hadirin.

Kirim formulir tanggapan, kumpulkan umpan balik, pahami reaksi peserta, ukur harapan dan dampak acara Anda.

Ini akan membantu Anda mendapatkan wawasan berharga bagi keterampilan managerial dan membentuk event masa depan berdasarkan umpan balik yang diterima.